Zakelijke en privé-administratie: het verschil
Als ondernemer heeft u twee soorten papieren: die van uw bedrijf en die van uzelf. Ze raken elkaar, maar ze zijn niet hetzelfde. Hier leest u wat waar hoort en waarom het loont om ze uit elkaar te houden.
- 14 oktVoorbeeld BV+ 3.146,00Factuur 2026-041
- 13 oktBouwmarkt− 84,70Materiaal
- 11 oktTelefoonabonnement− 35,00Telefoon
- 9 oktJ. de Vries+ 726,00Factuur 2026-039
Wat een ondernemer moet bijhouden
Wie een onderneming heeft, moet een administratie voeren waaruit uw rechten en verplichtingen blijken. Denk aan uw verkoopfacturen, inkoopfacturen en bonnetjes, bankafschriften en contracten.
Die administratie bewaart u zeven jaar. Papieren bonnetjes mag u digitaal bewaren, als de digitale kopie volledig en goed leesbaar is.
- Verkoopfacturen en creditnota’s
- Inkoopfacturen en bonnetjes van zakelijke kosten
- Afschriften van uw zakelijke rekening
- Contracten, offertes en afspraken met klanten
- Uw btw-aangiften en de overzichten waarop ze rusten
Wat BoekhoudSlim voor u doet
- Wij houden uw zakelijke administratie bij, los van uw privé-uitgaven.
- Privébetalingen op uw zakelijke rekening markeren we als privé, zodat ze niet in de btw meetellen.
- Wij zetten uw btw-aangifte per kwartaal voor u klaar.
- Voor uw privé-aangifte inkomstenbelasting kunt u de dienst Aangifte particulier aanvragen.
Wat privé is
Boodschappen, uw huur of hypotheek, uw zorgverzekering en vakanties zijn privé. Ze horen niet in uw bedrijfsadministratie, ook niet als u ze van dezelfde rekening betaalt.
Sommige dingen gebruikt u zowel zakelijk als privé, zoals een telefoon, laptop of auto. Daarvoor gelden eigen regels. Die bespreken we met u, zodat alleen het zakelijke deel in uw administratie terechtkomt.
Waarom u zakelijk en privé scheidt
Voor een eenmanszaak is een aparte zakelijke rekening geen verplichting, maar wel een goede gewoonte. Op één rekening raken zakelijke en privébetalingen door elkaar, en dan kost het uitzoeken tijd.
Met een aparte rekening leest u uw bankafschrift in en staat er alleen zakelijk geld in. Zet daarnaast de btw die u ontvangt opzij op een spaarrekening; dan is het geld er als de aangifte komt.
Heeft u een BV, dan is de scheiding nog belangrijker: de BV is een eigen rechtspersoon. Het geld van de BV is niet uw geld.
Wat het betekent voor btw en inkomstenbelasting
Btw speelt alleen aan de zakelijke kant. U rekent btw over uw omzet en mag de btw op zakelijke kosten aftrekken. Op privé-uitgaven trekt u geen btw af.
Bij een eenmanszaak of vof komt de winst van uw onderneming in uw persoonlijke aangifte inkomstenbelasting, in box 1. Daar spelen ook ondernemersaftrekken, zoals de zelfstandigenaftrek, waarvoor onder meer het urencriterium van 1.225 uur per jaar geldt.
Bij een BV is dat anders: de BV doet zelf aangifte vennootschapsbelasting, en u als directeur doet privé aangifte over wat u van de BV ontvangt.
Waar BoekhoudSlim helpt
Voor uw onderneming verwerken wij de administratie en zetten we elk kwartaal de btw-aangifte klaar. Hulp bij de aangifte inkomstenbelasting voor ondernemers komt in het pakket Compleet zzp, dat binnenkort beschikbaar is.
Voor uw privé-aangifte zonder onderneming is er de dienst Aangifte particulier: wij helpen u met uw aangifte inkomstenbelasting, met een prijs op maat.
Dit is algemene informatie. Hoe het voor uw situatie uitpakt, bespreken we in de kennismaking.
Veelgestelde vragen
Moet ik als eenmanszaak een zakelijke rekening hebben?
Nee, dat is voor een eenmanszaak geen verplichting. Het is wel verstandig: met een aparte rekening blijft uw administratie overzichtelijk en ziet u direct wat zakelijk is.
Hoe lang moet ik mijn zakelijke administratie bewaren?
Zeven jaar. Dat geldt voor facturen, bonnetjes, bankafschriften en de andere stukken waarop uw administratie rust. Digitaal bewaren mag, als de kopie volledig en goed leesbaar is.
Ik betaal soms iets privé van mijn zakelijke rekening. Is dat erg?
Het mag, maar het moet in de administratie als privé herkenbaar zijn. Wij markeren zulke betalingen als privé, zodat ze niet als kosten of in de btw meetellen.
Doet BoekhoudSlim ook mijn privé-aangifte?
Ja. Met de dienst Aangifte particulier helpen wij u met uw aangifte inkomstenbelasting. Heeft u een onderneming, dan helpt het pakket Compleet zzp (binnenkort) ook bij die aangifte.
Lees ook
Eerst even kennismaken?
Vertel ons hoe uw administratie er nu voor staat. We kijken samen wat past. Vrijblijvend.