Zakelijke rekening: verplicht of verstandig?

Wanneer het verplicht is, en wanneer niet

KVK maakt onderscheid naar rechtsvorm. Hebt u een bv, nv, vereniging of stichting, dan hebt u in de praktijk een zakelijke rekening nodig. Banken openen voor deze rechtsvormen meestal een rekening op naam van de rechtspersoon.

Voor een eenmanszaak, vof, maatschap of cv is een zakelijke rekening meestal niet verplicht. U mag dan vaak een privérekening gebruiken. Ook voor de btw-aangifte is een zakelijke rekening niet nodig.

Let op de voorwaarden van uw bank

Of u uw privérekening zakelijk mag gebruiken, bepaalt uiteindelijk uw bank. Volgens KVK schrijven veel banken in hun voorwaarden dat een privérekening alleen voor privégebruik bedoeld is. Ziet de bank veel zakelijke overboekingen, dan kan zij u vragen een zakelijke rekening te openen. Controleer daarom altijd de voorwaarden van uw eigen bank voordat u zakelijke betalingen via uw privérekening laat lopen.

Waarom een aparte rekening verstandig is

Ook als het niet verplicht is, noemt KVK duidelijke voordelen van een aparte zakelijke rekening. Een privérekening is over het algemeen goedkoper en u hoeft geen extra rekening te beheren, maar zakelijke en privéuitgaven raken dan gemakkelijk door elkaar.

• Overzicht: zakelijke en privébetalingen blijven gescheiden, wat handig is voor uzelf, uw boekhouder en de Belastingdienst.
• Administratie: een zakelijke rekening kunt u koppelen aan boekhoudsoftware, zodat bijhouden sneller gaat.
• Uitstraling: klanten zien uw bedrijfsnaam in plaats van uw persoonlijke naam.
• Kosten: de kosten van de rekening zijn volgens KVK meestal aftrekbaar als zakelijke kosten.

Een zakelijke rekening openen

Bij veel banken kunt u online een zakelijke rekening openen. U levert een kopie van een geldig identiteitsbewijs aan en geeft informatie over uw bedrijf; soms vraagt de bank om een uittreksel uit het KVK Handelsregister. Welke documenten precies nodig zijn, verschilt per bank en per rechtsvorm.

Banken zijn wettelijk verplicht onderzoek te doen naar hun klanten, onder meer om witwassen en fraude tegen te gaan. Hoe vollediger uw informatie, hoe sneller de beoordeling. Een bank mag een aanvraag afwijzen; u kunt dan contact opnemen met de bank, een klacht indienen of het bij een andere bank proberen. Let bij het kiezen van een bank ook op de maandelijkse kosten.

Hoe BoekhoudSlim helpt

Of u nu een zakelijke rekening hebt of (nog) niet: in de software van BoekhoudSlim leest u uw bankafschriften in via CSV of CAMT.053, zodat betalingen aan facturen en bonnetjes gekoppeld worden. Werkt u met één rekening voor alles, dan helpt ons vaste partnerkantoor bij het scheiden van zakelijke en privéposten. Vragen stelt u gewoon via WhatsApp of telefoon.