Uw eerste jaar als zzp’er: administratie, btw en inkomstenbelasting

Inschrijven en uw btw-nummer

Na uw inschrijving bij KVK geeft KVK uw gegevens door aan de Belastingdienst. Die beoordeelt of u btw-ondernemer bent. Zo ja, dan krijgt u uw btw-nummer volgens KVK meestal binnen twee weken na inschrijving per brief.

U krijgt twee nummers. Het btw-identificatienummer (btw-id) gebruikt u bij klanten en leveranciers, op facturen en op uw website. Het omzetbelastingnummer gebruikt u voor contact met de Belastingdienst; omdat daarin uw BSN zit, geeft u dat niet aan klanten. Een Nederlands btw-id heeft de vorm NL, 9 cijfers, de letter B en 2 cijfers.

Btw-aangifte vanaf het begin

De meeste ondernemers doen per kwartaal btw-aangifte; uw tijdvak staat in de brief van de Belastingdienst. Aangifte en betaling moeten uiterlijk op de laatste dag van de maand na het kwartaal binnen zijn. Ook als u nog geen omzet hebt, doet u aangifte: een 0-aangifte.

Met een omzet van maximaal € 20.000 per kalenderjaar kunt u overwegen mee te doen met de kleineondernemersregeling (KOR). U kunt zich pas aanmelden als u uw btw-nummer hebt ontvangen, en de aanmelding moet uiterlijk 4 weken vóór de ingangsdatum binnen zijn.

Administratie en aanloopkosten

U bent wettelijk verplicht uw administratie 7 jaar te bewaren; of dat op papier of digitaal gebeurt, maakt niet uit. Bewaar ook de bewijzen van kosten en uren uit de periode vóór uw inschrijving. Btw op aanloopkosten kunt u volgens de Belastingdienst terugvragen binnen 6 maanden na het jaar waarin u de kosten maakte.

Reist u zakelijk met uw eigen auto, houd dan ook uw zakelijke kilometers bij. Het kabinet wil de maximale onbelaste kilometervergoeding verhogen van € 0,23 naar € 0,25 per kilometer, met terugwerkende kracht per 1 januari 2026. Volgens de Rijksoverheid gelden de regels voor de kilometervergoeding ook voor ondernemers in de inkomstenbelasting. De Tweede en Eerste Kamer moeten het voorstel nog goedkeuren.

Urencriterium, zelfstandigenaftrek en startersaftrek

Voor de zelfstandigenaftrek moet u voldoen aan het urencriterium: minimaal 1.225 uur per kalenderjaar aan uw onderneming. Ook indirecte uren tellen mee, zoals offertes maken, administratie bijhouden en een website bouwen. Beschikbaar zijn zonder te werken telt niet. Start u in de loop van het jaar, dan mag u de 1.225 uur niet herrekenen naar de periode dat u ondernemer bent. Normaal moet u ook meer tijd aan uw onderneming besteden dan aan ander werk; voor starters geldt daarop onder voorwaarden een uitzondering.

U moet uw uren aannemelijk kunnen maken, bijvoorbeeld met uw agenda, offertes, urenbriefjes en facturen. Begin daarom op dag één met een urenregistratie.

• Zelfstandigenaftrek 2026: € 1.200, als u voldoet aan het urencriterium en aan het begin van het jaar de AOW-leeftijd nog niet had bereikt.
• Startersaftrek 2026: € 2.123 extra, als u in 1 of meer van de 5 voorafgaande jaren geen ondernemer was en in die periode niet meer dan 2 keer zelfstandigenaftrek toepaste.
• Het voordeel van de aftrek wordt in 2026 berekend tegen een tarief van 37,56%.

Hoe BoekhoudSlim helpt

BoekhoudSlim is gemaakt om starters dit werk uit handen te nemen. U maakt offertes en facturen met een iDEAL-betaallink, stuurt bonnetjes via WhatsApp en leest uw bank in via CSV of CAMT.053. Ons vaste partnerkantoor verzorgt uw btw-aangiften en jaarcijfers en kijkt met u naar regelingen zoals de KOR en de startersaftrek. U hebt één vast aanspreekpunt via WhatsApp of 085 060 4471. Wat bij welk pakket hoort, leest u bij de pakketten.