Bonnetjes digitaal bewaren: wat mag van de Belastingdienst

Scannen mag, onder voorwaarden

Volgens de Belastingdienst mag u papieren facturen en bonnetjes scannen en de scans digitaal bewaren. De scan moet een juiste en volledige weergave van het origineel zijn, en ook de echtheidskenmerken moeten zijn opgeslagen. Voldoet u aan die voorwaarden, dan hoeft u het papieren origineel niet te bewaren.

Een scheve of afgesneden foto waarop het bedrag, de datum of de naam van de verkoper niet leesbaar is, voldoet dus niet. Maak de opname volledig en goed leesbaar, en bewaar het bestand zelf.

• Juist en volledig: de hele bon of factuur staat erop, goed leesbaar.
• Echtheidskenmerken: ook die moeten in de digitale versie bewaard blijven.
• Controleerbaar: de Belastingdienst moet de stukken binnen redelijke tijd kunnen inzien.

De bewaartermijn blijft gelden

Digitaal bewaren verkort de termijn niet. Het digitale archief moet 7 jaar bewaard blijven, en 10 jaar voor stukken over onroerende zaken of bij gebruik van de Unieregeling of de Invoerregeling van het eenloketsysteem. De termijn begint pas te lopen als een stuk zijn actualiteitswaarde verliest.

Digitale facturen: niet printen

Voor facturen die u digitaal ontvangt, geldt het omgekeerde. Die bewaart u digitaal en drukt u niet af. Een elektronische factuur bewaart u in de oorspronkelijke elektronische vorm. Papieren facturen die u niet scant, blijven op papier. Kortom: u bewaart een factuur in de vorm waarin u hem hebt ontvangen of verstuurd, met scannen als toegestane uitzondering voor papier.

De Belastingdienst geeft meer detail in de brochure ‘Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht’.

Ook bij de KOR bewaren

Doet u mee met de kleineondernemersregeling, dan doet u geen btw-aangifte en trekt u geen btw af. Toch moet u volgens de Belastingdienst uw inkoopfacturen blijven bewaren. Een digitaal archief van bonnetjes blijft dus ook dan nodig.

Een werkwijze die volhoudbaar is

De eenvoudigste aanpak is bonnetjes direct na aankoop te fotograferen of te scannen, in plaats van ze per kwartaal te verzamelen. Geef bestanden een herkenbare naam of leg ze vast in uw boekhoudsoftware, koppel ze aan de betaling op uw bankafschrift en zorg voor een reservekopie.

Kassabonnen op thermisch papier kunnen na verloop van tijd vervagen. Wie direct een goede opname maakt, voorkomt dat een bon later onleesbaar is en dus niet meer als bewijs kan dienen. Bewaar bij twijfel over de leesbaarheid het origineel tot het stuk is verwerkt en gecontroleerd.

Hoe BoekhoudSlim helpt

Bij BoekhoudSlim stuurt u een bonnetje als foto in de software of gewoon via WhatsApp. Het stuk wordt digitaal bewaard en gekoppeld aan de bijbehorende betaling uit uw bankimport. Ons vaste partnerkantoor verwerkt de bonnetjes in uw administratie en btw-overzicht. Is een foto onleesbaar, dan hoort u dat meteen, zodat u nog een nieuwe kunt maken.