Bewaarplicht: welke stukken, hoe lang en digitaal bewaren

De termijnen op een rij

De Belastingdienst onderscheidt vier soorten gegevens. Voor de basisgegevens geldt 7 jaar. Gegevens over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand, bewaart u 10 jaar. Ook voor gegevens over het eenloketsysteem (One Stop Shop), bijvoorbeeld bij gebruik van de Unieregeling of de Invoerregeling, geldt 10 jaar. Voor andere gegevens geldt 7 jaar, tenzij u met de Belastingdienst een kortere termijn afspreekt. Dat regelt u via uw belastingkantoor.

• Basisgegevens: 7 jaar.
• Gegevens onroerende zaken: 10 jaar.
• Gegevens eenloketsysteem: 10 jaar.
• Andere gegevens: 7 jaar, of korter na afspraak met de Belastingdienst.

Wat zijn basisgegevens

Tot de basisgegevens rekent de Belastingdienst het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, de in- en verkoopadministratie en de loonadministratie. Ook gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing van anderen vallen eronder. Facturen bewaart u eveneens 7 jaar; facturen over onroerende zaken 10 jaar.

Wilt u gebruikmaken van aftrekposten waarvoor uren tellen, zoals de zelfstandigenaftrek of de meewerkaftrek, dan houdt u ook uw uren bij en bewaart u die registratie. Dat geldt ook voor de uren van een fiscale partner als die meewerkt.

Wanneer de termijn begint

Een stuk blijft in uw administratie zolang het actueel is. Pas als die actualiteitswaarde vervalt, begint de bewaartermijn te lopen. De Belastingdienst geeft het voorbeeld van een leasecontract van 4 jaar: dat bewaart u gedurende die 4 jaar, en pas daarna begint de termijn van 7 jaar. Voor langlopende contracten kan de totale bewaarperiode dus flink langer zijn dan 7 jaar.

Papier, digitaal en scannen

Facturen bewaart u in de vorm waarin u ze hebt verstuurd of ontvangen. Papieren facturen blijven op papier, digitale facturen bewaart u digitaal en drukt u niet af. Een elektronische factuur bewaart u dus in de oorspronkelijke elektronische vorm.

Papieren facturen en bonnetjes mag u scannen en digitaal bewaren. De scan moet een juiste en volledige weergave van het origineel zijn, en ook de echtheidskenmerken moeten zijn opgeslagen. Voldoet u daaraan, dan hoeft u het origineel niet te bewaren. Het digitale archief moet wel 7 of 10 jaar bewaard blijven en binnen redelijke tijd te controleren zijn. Meer detail staat in de brochure ‘Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht’ van de Belastingdienst.

Praktische tips

Bewaar stukken op een vaste plek en in een vaste structuur, bijvoorbeeld per jaar en per kwartaal. Zorg voor een reservekopie van digitale bestanden. Stapt u over naar een ander boekhoudpakket, zorg dan dat de oude gegevens leesbaar en controleerbaar blijven tot het einde van de bewaartermijn.

Hoe BoekhoudSlim helpt

In de software van BoekhoudSlim worden facturen, bonnetjes en bankmutaties digitaal vastgelegd en aan elkaar gekoppeld, zodat u stukken snel terugvindt als de Belastingdienst erom vraagt. Bonnetjes stuurt u als foto of via WhatsApp. Ons vaste partnerkantoor verwerkt de administratie en kan met u kijken welke termijn voor welk stuk geldt.