E-facturatie en Peppol: wat is verplicht en wat staat gepland

Wat is een e-factuur, en wat niet

KVK omschrijft een e-factuur als een factuur in een standaard digitaal formaat, zodat boekhoud- en administratiesystemen de gegevens automatisch kunnen uitwisselen en verwerken. De factuur gaat rechtstreeks van het systeem van de verzender naar dat van de ontvanger. De inhoud is gelijk aan die van een gewone factuur; het verschil zit in de manier waarop de gegevens zijn vastgelegd.

Een pdf is dat niet. KVK zegt het letterlijk: een pdf die u als bijlage mailt, is geen e-factuur. Een pdf is bedoeld om te lezen en moet vaak met de hand worden verwerkt.

Wat is Peppol

Peppol is volgens KVK een internationaal netwerk waarmee organisaties elektronische documenten en facturen veilig uitwisselen. De Rijksoverheid gebruikt het al. Peppol stuurt facturen direct tussen boekhoudsystemen; de softwareleverancier regelt dat meestal op de achtergrond.

Wat nu al verplicht is

Levert u goederen of diensten aan de overheid, dan moet u nu al e-facturen gebruiken. De Rijksoverheid accepteert alleen nog e-facturen, en andere overheden kunnen dat ook van hun leveranciers eisen. Voor facturen tussen bedrijven onderling bestaat in Nederland op dit moment nog geen algemene e-factuurplicht.

Wat het kabinet van plan is

Op 11 september 2026 meldde de Rijksoverheid dat het kabinet kiest voor verplichte e-facturatie en rapportage voor bedrijven, zowel bij internationale als bij binnenlandse transacties tussen bedrijven. Aanleiding is de Europese richtlijn ‘Btw in het digitale tijdperk’.

Het conceptwetsvoorstel gaat dit najaar in internetconsultatie. Het kabinet wil het wetsvoorstel vervolgens voor de zomer van 2027 aanbieden aan de Tweede Kamer. KVK benadrukt dat de binnenlandse verplichting alleen geldt als het wetsvoorstel wordt aangenomen.

• Grensoverschrijdend (EU-richtlijn): vanaf 1 juli 2030 rapporteren ondernemers grensoverschrijdende transacties tussen bedrijven digitaal en per transactie; daarvoor zijn elektronische facturen nodig.
• Binnenlands (keuze van Nederland): elektronisch factureren verplicht vanaf 1 juli 2030, rapportage verplicht vanaf 1 juli 2031.
• Uitzondering: ondernemers in de kleineondernemersregeling, met een omzet van maximaal € 20.000 per kalenderjaar, zijn volgens de Rijksoverheid vrijgesteld. Die uitzondering blijft ook na juli 2030 gelden.
• Veilige omgang met bedrijfsgevoelige gegevens noemt het kabinet een harde randvoorwaarde, met onder meer rolgebaseerde toegang, logging en een voorgenomen bewaartermijn van tien jaar voor de Belastingdienst.

Zo bereidt u zich voor

Er is nog tijd, maar KVK raadt aan nu al te kijken hoe u facturen verstuurt en ontvangt. Controleer of uw software e-facturen kan verzenden en ontvangen en of die is aangesloten op Peppol. Vraag uw softwareleverancier naar de mogelijkheden, bespreek de ontwikkelingen met uw boekhouder of administratiekantoor, en werk stap voor stap naar een volledig digitale administratie. Volgens de Rijksoverheid moeten sommige ondernemers hun factuurprocessen aanpassen, bijvoorbeeld door over te stappen op een digitaal boekhoudpakket.

Hoe BoekhoudSlim helpt

Met de software van BoekhoudSlim maakt en verstuurt u nu al digitale facturen met een iDEAL-betaallink en automatische herinneringen, zodat uw factuurgegevens gestructureerd vastliggen. Wij volgen het wetsvoorstel en de uitwerking ervan, en ons vaste partnerkantoor houdt uw administratie bij volgens de geldende regels. Met welke systemen we werken, leest u op de pagina over koppelingen.