Overstappen van boekhouder of pakket zonder gedoe

Kies een logisch overstapmoment

U kunt op elk moment overstappen, maar een overgang aan het begin van een btw-tijdvak is het overzichtelijkst. Doet u per kwartaal aangifte, dan moeten aangifte en betaling uiterlijk op de laatste dag van de maand na het kwartaal binnen zijn. Spreek duidelijk af wie de laatste aangifte over het lopende kwartaal doet, zodat er geen aangifte tussen wal en schip valt. De aangifte over het vierde kwartaal van 2026 moet bijvoorbeeld uiterlijk 31 januari 2027 binnen zijn.

Welke gegevens u meeneemt

De bewaarplicht blijft voor u als ondernemer gewoon gelden, ook als u van boekhouder of pakket wisselt. De Belastingdienst noemt als basisgegevens onder meer het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, de in- en verkoopadministratie en de loonadministratie. Die bewaart u 7 jaar; gegevens over onroerende zaken 10 jaar.

Vraag uw huidige boekhouder of pakketleverancier daarom om een volledige export, en controleer die voordat u een account opzegt.

• Grootboek en openstaande posten (debiteuren en crediteuren).
• Verkoop- en inkoopfacturen, in de vorm waarin u ze verstuurde of ontving.
• Bankafschriften en eerdere btw-aangiften.
• Jaarcijfers en aangiften inkomsten- of vennootschapsbelasting van eerdere jaren.
• Urenregistratie, als u gebruikmaakt van de zelfstandigenaftrek.

Digitale stukken digitaal houden

Digitale facturen bewaart u volgens de Belastingdienst digitaal en niet als afdruk. Een elektronische factuur bewaart u in de oorspronkelijke elektronische vorm. Bij een overstap is het dus niet genoeg om alles als pdf af te drukken of op papier te bewaren: zorg dat de bestanden zelf behouden blijven en binnen redelijke tijd te controleren zijn.

Uw nieuwe dienstverlener machtigen

Laat u de aangiften voortaan door een ander doen, dan moet u die dienstverlener machtigen. Hebt u een eenmanszaak of bent u zzp’er, dan machtigt u via DigiD op machtigen.digid.nl. De Belastingdienst wijst erop dat u duidelijk moet aangeven voor welke zaken u iemand machtigt.

Hebt u een bv of vof, dan machtigt de onderneming met eHerkenning. Voor een fiscaal dienstverlener gaat dat met een ketenmachtiging: u geeft toestemming om namens u met eHerkenning in te loggen. Vergeet ook niet een oude machtiging in te trekken als die niet meer nodig is.

Een korte checklist

• Bepaal de overstapdatum, bij voorkeur aan het begin van een kwartaal.
• Spreek af wie de laatste aangifte onder de oude situatie doet.
• Vraag een volledige export en controleer die op volledigheid.
• Regel de machtiging voor uw nieuwe dienstverlener.
• Zeg het oude pakket pas op als alle gegevens veilig zijn overgezet.

Hoe BoekhoudSlim helpt

Bij een overstap naar BoekhoudSlim helpen wij met het overzetten van uw gegevens en het inlezen van bankafschriften via CSV of CAMT.053. Ons vaste partnerkantoor neemt de administratie en de aangiften over vanaf het afgesproken moment. U houdt één vast aanspreekpunt via WhatsApp of telefoon, zodat u weet wie wat doet tijdens de overgang.