Lightspeed eCom koppelen aan uw boekhouding

Lightspeed maakt de factuur zelf

In de instellingen van Lightspeed eCom kiest u wanneer een factuur ontstaat. Volgens het helpcentrum zijn er drie standen: direct, waarbij nieuwe orders meteen een factuur krijgen, nog voordat er is betaald; betaald, waarbij de klant pas na betaling bericht krijgt; en handmatig, waarbij u per order zelf een factuur maakt en verstuurt.

Voor uw boekhouding is ‘direct’ het belangrijkst om te begrijpen: er bestaan dan facturen voor bestellingen die nog niet zijn betaald, en soms nooit worden betaald. Spreek af wat er met zo’n factuur gebeurt: crediteren, of laten openstaan tot de betaling binnen is.

Creditfacturen

Lightspeed noemt dat u een verwerkte creditfactuur op betaald of niet betaald kunt zetten. Ook wijst het helpcentrum erop dat in sommige regio’s op een creditfactuur het oorspronkelijke factuurnummer moet staan, wat een aanpassing van het factuursjabloon vraagt. Controleer dat voordat u retouren gaat verwerken.

Wat u exporteert en waar het staat

Orders exporteert u als CSV vanuit het orderoverzicht, alle orders tegelijk of een selectie. Facturen exporteert u via de facturen bij de orders, met een datumbereik. De bestanden staan daarna bij de exports in het beheer. Lightspeed waarschuwt dat exports na 30 dagen automatisch worden verwijderd; sla ze dus direct op in uw administratie.

Voor verkooprapportages maakt u een nieuwe export in hetzelfde exportscherm. Gebruik voor de btw liefst een export op factuurniveau, zodat elk bedrag terug te vinden is op een factuur met nummer.

Een export die over 30 dagen verdwijnt, is geen archief. Bewaar elke export bij de bijbehorende periode in uw administratie.

Koppelen via de API

Lightspeed eCom heeft openbare API-documentatie met onder meer onderdelen voor facturen (Invoice), factuurregels (InvoiceItem), orders en ordercredits. Daarmee kan een koppeling de facturen ophalen zoals ze in de winkel bestaan, inclusief nummer en btw. Ons technisch team richt zo’n koppeling in als dienst; tot die tijd werken we met de exports.

Stappenplan: Lightspeed eCom aan uw boekhouding koppelen

1. Factuurmoment kiezenBepaal of facturen direct, na betaling of handmatig ontstaan, en wat er met onbetaalde facturen gebeurt.
2. Creditfacturen nalopenControleer of een creditfactuur naar het oorspronkelijke factuurnummer verwijst.
3. Btw-tarieven controlerenKijk welke tarieven aan uw producten hangen en maak een testbestelling per tarief.
4. Exportroutine of koppelingExporteer facturen per periode en sla ze direct op, of laat de koppeling via de API inrichten.
5. Betaaldienst meenemenLaat de uitbetalingen van uw betaaldienst gesplitst binnenkomen, met de kosten apart.

Veelgestelde vragen

Verder lezen op BoekhoudSlim

• Lightspeed eCom-koppeling
• Lightspeed-kassa
• Facturen maken en versturen
• Pakketten en prijzen