Retouren en creditnota’s in WooCommerce

Automatisch of handmatig terugbetalen

In WooCommerce doet u een terugbetaling vanuit de bestelling. Bij een automatische terugbetaling gaat het geld via de oorspronkelijke betaalmethode terug; dat werkt alleen met een betaaldienst die dat ondersteunt. Bij een handmatige terugbetaling registreert WooCommerce alleen dat de bestelling is terugbetaald; het geld stuurt u zelf terug, bijvoorbeeld via het dashboard van uw betaaldienst of per bankoverschrijving.

Voor de administratie is dat verschil belangrijk. Bij een handmatige terugbetaling ziet u in WooCommerce wel de terugbetaling, maar het geld loopt via een ander pad. Spreek af hoe u die twee aan elkaar koppelt, bijvoorbeeld met het bestelnummer in de omschrijving van de overboeking.

Gedeeltelijke retouren en btw

Stuurt een klant één van drie producten terug, dan betaalt u per orderregel terug. WooCommerce rekent het bedrag uit op basis van het aantal. De status van de bestelling wordt pas ‘terugbetaald’ als het volledige bedrag is terugbetaald; bij een deel blijft de bestelling op haar oude status staan, met een gedeeltelijke terugbetaling erop.

Let op verzendkosten: betaalt u die ook terug, neem ze dan mee in de terugbetaling, met de btw die erop zat. En zet het vinkje voor het terugboeken van de voorraad alleen aan als het product echt weer verkoopbaar is.

Wanneer u een creditnota maakt

WooCommerce registreert een terugbetaling op de bestelling zelf; een aparte creditnota maakt het standaard niet. Heeft de klant geen factuur gekregen, zoals vaak bij particulieren, dan is de terugbetaling op de bestelling meestal het stuk waarop u de correctie baseert.

Heeft u wel een factuur uitgereikt, bijvoorbeeld aan een zakelijke klant, dan hoort er een creditnota tegenover: een factuur met negatieve bedragen die naar de oorspronkelijke factuur verwijst. Veel factuur-plugins kunnen die automatisch maken bij een terugbetaling. Gebruik daarvoor dezelfde of een eigen opeenvolgende nummerreeks.

Een creditnota is ook van belang voor de btw. Bij een korting achteraf zegt de Belastingdienst bijvoorbeeld dat u de btw over die korting kunt verrekenen als u uw klant een creditfactuur geeft.

In welke periode de correctie valt

Een terugbetaling verlaagt de omzet en de btw in de periode waarin u haar doet, niet in de periode van de oorspronkelijke verkoop. Een bestelling van eind maart die in april wordt teruggestuurd, telt dus mee in de aangifte van het eerste kwartaal en wordt gecorrigeerd in het tweede. Verkoopt u via het éénloketsysteem, dan geldt de correctie voor het land van de klant.

Stappenplan: een retour verwerken

1. Retour beoordelenControleer wat er terugkomt en of het product weer verkoopbaar is.
2. Terugbetalen per regelOpen de bestelling in WooCommerce en vul per orderregel het aantal in, plus eventueel de verzendkosten.
3. Voorraad bewust terugboekenVink het terugzetten van de voorraad alleen aan als het product weer kan worden verkocht.
4. Geld terug laten gaanKies automatisch via de betaaldienst, of stuur het handmatig terug met het bestelnummer in de omschrijving.
5. Creditnota maken waar nodigKreeg de klant een factuur, maak dan een creditnota met een verwijzing naar die factuur.
6. Controleren in de administratieKijk of de terugbetaling als min-omzet met btw in de juiste periode staat en of hij aansluit op het uitbetalingsoverzicht.

Veelgestelde vragen

Verder lezen op BoekhoudSlim

• WooCommerce-koppeling
• Mollie in uw boekhouding
• Facturen maken en versturen
• Kwartaalaangifte btw