Gids · bijgewerkt
Bestellingen en facturen: wat moet erop staan?
Een orderbevestiging is nog geen factuur. Wie zakelijke klanten heeft, moet een factuur uitreiken die aan de eisen van de Belastingdienst voldoet. Voor particulieren ligt dat anders. En omdat WooCommerce zelf standaard geen factuur maakt, hangt veel af van de plugin of koppeling die dat wel doet.
Factuur W-2026-0142
- 1Naam en adres van u en uw klantvolledig
- 2Uw btw-nummer en KVK-nummerNL… · KVK …
- 3Factuurdatum en leverdatum26-10-2026
- 4Uniek factuurnummerW-2026-0142
- 5Wat en hoeveel2 × product
- 6Bedrag excl. btw per tarief€ 80,00
- 7Btw-tarief en btw-bedrag21% · € 16,80
Aan wie moet u een factuur sturen?
De Belastingdienst is duidelijk: aan andere ondernemers reikt u voor al uw leveringen een factuur uit, en ook aan rechtspersonen die geen ondernemer zijn, zoals verenigingen en stichtingen. Aan particulieren hoeft u in de regel geen factuur uit te reiken; er zijn uitzonderingen, en voor afstandsverkopen binnen de EU gelden eigen regels.
Voor een webshop betekent dat: een particuliere klant krijgt een orderbevestiging en eventueel een factuur als service. Een zakelijke klant moet een volwaardige factuur krijgen. Laat zakelijke klanten in de checkout hun bedrijfsnaam en btw-nummer invullen, zodat de factuur compleet is.
De verplichte gegevens
Op de pagina met factuureisen noemt de Belastingdienst onder meer: uw volledige naam en die van uw afnemer, beider volledige adres, uw btw-identificatienummer, uw KVK-nummer, de factuurdatum, een uniek factuurnummer, wat u hebt geleverd en hoeveel, de leverdatum, het bedrag exclusief btw per tarief, het btw-tarief en het btw-bedrag.
Bij een factuurbedrag van € 100 of minder, inclusief btw, hoeft u minder gegevens te vermelden. Bij zakendoen met het buitenland gelden juist extra eisen. Beide staan op de pagina met aangepaste regels voor facturen.
Een postbusnummer is volgens de Belastingdienst niet voldoende als adres op de factuur.
Factuurnummers in een webshop
Factuurnummers moeten opeenvolgend zijn; u mag één of meer reeksen gebruiken, zolang elk nummer maar één keer voorkomt. Het bestelnummer van WooCommerce is daarvoor niet geschikt: ook mislukte en geannuleerde bestellingen krijgen een nummer, waardoor er gaten ontstaan. Factuur-plugins houden daarom vaak een eigen reeks bij.
Maakt ook uw boekhoudpakket facturen, bijvoorbeeld voor zakelijke klanten die op rekening kopen, gebruik dan een aparte reeks met een eigen voorvoegsel. Zo ontstaan er nooit twee facturen met hetzelfde nummer.
Bewaren en terugvinden
Facturen horen bij de basisgegevens die u volgens de Belastingdienst 7 jaar bewaart. Voor gegevens van het éénloketsysteem geldt 10 jaar. Een factuur die alleen als pdf in een mail aan de klant staat, is dan niet genoeg: bewaar ze centraal, bijvoorbeeld in uw boekhouding of via de koppeling.
Checklist factuur uit uw webshop
- Uw bedrijfsnaam zoals ingeschreven, volledig adres, btw-nummer en KVK-nummer.
- Bij zakelijke klanten: hun naam en volledige adres, en bij leveringen naar het buitenland de extra gegevens.
- Een eigen, opeenvolgende factuurnummering, los van het bestelnummer.
- Factuurdatum en leverdatum.
- Per tarief het bedrag exclusief btw, het tarief en het btw-bedrag, inclusief verzendkosten.
- Facturen centraal bewaard, minimaal 7 jaar.
Wilt u dat facturen uit uw winkel vanzelf goed in uw administratie staan? Vraag de koppeling aan.
Veelgestelde vragen
Moet ik een particulier een factuur sturen?
In de regel niet. Aan ondernemers en rechtspersonen wel. Er zijn uitzonderingen, en voor afstandsverkopen binnen de EU gelden eigen regels.
Mag ik het bestelnummer als factuurnummer gebruiken?
Liever niet. Factuurnummers moeten opeenvolgend en uniek zijn; bestelnummers van mislukte of geannuleerde bestellingen geven gaten. Gebruik een eigen reeks.
Maakt WooCommerce zelf facturen?
Standaard niet als pdf; daarvoor gebruiken de meeste winkels een factuur-plugin. Een koppeling kan de factuur ook in uw boekhoudpakket laten maken.
Wat is een vereenvoudigde factuur?
Bij een factuurbedrag van € 100 of minder, inclusief btw, mag u minder gegevens vermelden. Welke, staat bij de aangepaste regels voor facturen van de Belastingdienst.
Bronnen
- Belastingdienst — Wie zijn verplicht te factureren?
- Belastingdienst — Factuureisen
- Belastingdienst — Aangepaste regels voor facturen
- Belastingdienst — Hoelang moet u gegevens bewaren?
Algemene informatie, gebaseerd op de bronnen hierboven (geraadpleegd op 26 oktober 2026). Wat een softwarepakket aanbiedt, kan veranderen; kijk voor de actuele stand op de site van dat pakket. Regels kunnen wijzigen; voor uw eigen situatie kijken we graag met u mee.