Kennisbank · voor WordPress-, WooCommerce- en Shopify-ondernemers
Uw webshop en uw boekhouding, op elkaar aangesloten
Een webshop verkoopt elke dag, maar de administratie loopt vaak achter: bestellingen in WooCommerce of Shopify, geld bij een betaaldienst, kosten verspreid over tien leveranciers. Hier leest u per onderwerp hoe het in elkaar zit, met bronnen. En als u het liever uit handen geeft: ons technisch team richt de koppeling in, ons vaste partnerkantoor verzorgt de rest.
- WebshopBestellingen, btw per regel, retouren
- BetaaldienstUitbetalingen min kosten
- BankWat er echt binnenkomt
- AdministratieOmzet, kosten en btw per kwartaal
Waarom de boekhouding van een webshop anders is
Bij een dienstverlener staat tegenover elke factuur één betaling. Bij een webshop niet. Een betaaldienst als Mollie, Stripe of Shopify Payments bundelt tientallen bestellingen in één uitbetaling, trekt er transactiekosten en terugbetalingen vanaf, en zet het restbedrag op uw rekening. Wie alleen naar de bank kijkt, boekt dus te weinig omzet en mist de kosten.
Daar komt de btw bij. Uw winkel rekent btw uit op basis van instellingen die u ooit hebt aangeklikt: welk tarief bij welk product, prijzen inclusief of exclusief btw, wat er met verzendkosten gebeurt. Verkoopt u ook aan particulieren in andere EU-landen, dan kan het tarief van het land van de klant gelden. De gidsen hieronder lopen die punten één voor één langs.
Voor wie deze gidsen zijn
Voor ondernemers met een webshop op WordPress met WooCommerce of op Shopify, vaak naast verkoop via bol.com of Amazon. Zelf boeken of uitbesteden: de onderwerpen zijn hetzelfde. Bij elke gids staat waar de informatie vandaan komt, zodat u het zelf kunt nalezen.
Koppelen en inrichten
Btw in uw webshop
- GidsBtw instellen in WooCommerce21%, 9% en 0%, prijzen inclusief of exclusief btw.
- GidsVerkopen aan EU-particulieren en OSSDe drempel van € 10.000 en de aangifte per kwartaal.
- GidsVerzendkosten en btwDoorberekende verzending, gratis verzenden en uw eigen pakketkosten.
- GidsKortingscodes en btwBtw over het bedrag dat de klant echt betaalt.
- GidsCadeaubonnen, vouchers en btwEnkelvoudig of meervoudig: wanneer de btw verschuldigd is.
Bestellingen, facturen en retouren
- GidsBestellingen en facturen: wat moet eropFactuureisen, particulieren, zakelijke klanten en nummering.
- GidsRetouren en creditnota’sTerugbetalen in WooCommerce en wat er in de boeken moet.
- GidsAbonnementen en terugkerende omzetVerlengingen, vooruitbetalingen en mislukte incasso’s.
- GidsBol.com of Amazon naast WooCommerceMeerdere verkoopkanalen, één administratie.
Betalingen, kosten en voorraad
- GidsMollie- en Stripe-uitbetalingen boekenEén uitbetaling splitsen in omzet, kosten en terugbetalingen.
- GidsWordPress- en webshopkosten boekenHosting, thema’s, plugins en verlegde btw bij buitenlandse leveranciers.
- GidsVoorraad en inkoop in de administratieInkoopfacturen, inkoop uit de EU en de voorraad aan het jaareinde.
Overstappen en afsluiten
Webshop × boekhoudpakket
Wilt u in uw eigen boekhoudpakket blijven werken? Per combinatie leest u wat het pakket zelf aanbiedt, welke gegevens er heen en weer gaan, waar het vaak misgaat en hoe ons technisch team de koppeling inricht. Staat uw combinatie er niet bij, vraag er dan naar.
| Boekhoudpakket | WooCommerce | Shopify |
|---|---|---|
| Moneybird | WooCommerce en Moneybird | Shopify en Moneybird |
| e-Boekhouden | WooCommerce en e-Boekhouden | Shopify en e-Boekhouden |
| Exact Online | WooCommerce en Exact Online | Shopify en Exact Online |
| SnelStart | WooCommerce en SnelStart | Shopify en SnelStart |
| Jortt | WooCommerce en Jortt | Shopify en Jortt |
| Rompslomp | WooCommerce en Rompslomp | Vraag ernaar |
| Twinfield | WooCommerce en Twinfield | Vraag ernaar |
| Yuki | WooCommerce en Yuki | Vraag ernaar |
Route 1: de koppeling laten inrichten
Ons technisch team richt een directe koppeling in tussen uw webshop en uw administratie, als dienst. We beginnen met wat er bij u echt moet worden uitgewisseld; daarna testen we met echte bestellingen.
- Bestellingen, klanten en terugbetalingen naar uw administratie
- Btw per tarief en per land op de juiste plek
- Uitbetalingen van de betaaldienst gesplitst in omzet en kosten
Route 2: de webshop-administratie uitbesteden
Ons vaste partnerkantoor verwerkt uw bestellingen, uitbetalingen en kosten en verzorgt de btw-aangifte, met één aanspreekpunt bij BoekhoudSlim. Zolang er geen koppeling is, werken we met de exports uit uw winkel en betaaldienst.
- Btw-aangifte per kwartaal, ook bij OSS-verkopen
- Aansluiting tussen winkel, betaaldienst en bank
- Vragen via WhatsApp of telefoon
Veelgestelde vragen
Kunnen jullie mijn WooCommerce-winkel aan mijn boekhouding koppelen?
Ja. Ons technisch team richt de koppeling in als dienst. We bekijken eerst welke gegevens u nodig heeft (bestellingen, terugbetalingen, uitbetalingen, btw per land) en welk boekhoudpakket u gebruikt. Vraag de koppeling aan via het formulier; we nemen contact met u op.
Moet ik overstappen naar jullie software?
Nee, dat hoeft niet. U kunt uw eigen pakket houden en alleen de koppeling laten inrichten; vraag naar de mogelijkheden voor uw pakket. Wilt u alles uit handen geven, dan werkt ons vaste partnerkantoor met onze eigen software.
Wat als er nog geen koppeling is?
Dan werken we met de export van uw bestellingen en het uitbetalingsoverzicht van uw betaaldienst. Dat is een volwaardige werkwijze; een koppeling scheelt vooral handwerk.
Werkt dit ook voor Shopify?
Ja. Voor Shopify gelden dezelfde onderwerpen, met eigen aandachtspunten zoals de uitbetalingen van Shopify Payments en de facturen van Shopify zelf. Zie de Shopify-gids en de Shopify-combinaties.
Verder op BoekhoudSlim
Uw webshop en uw boekhouding, netjes op elkaar aangesloten
Twee routes: ons technisch team richt de koppeling in, of ons vaste partnerkantoor verzorgt uw hele webshop-administratie en de btw-aangifte. Of allebei.
Eenmanszaak vanaf € 143 · Vof vanaf € 239 · BV vanaf € 300 per maand, excl. btw, onder voorbehoud. Liever zelf boeken in onze software: Zelf doen € 12,50 per maand.