Gids · bijgewerkt
Overstappen van boekhoudpakket met een webshop
Bij een dienstverlener is overstappen vooral een kwestie van beginbalans en openstaande facturen. Met een webshop komt er iets bij: er loopt een koppeling die elke dag bestellingen doorzet. Zet u die op het verkeerde moment om, dan staan bestellingen dubbel of helemaal niet in de boeken. Zo stapt u over zonder gaten.
- Week −4Nieuwe administratie inrichten en koppeling testen
- Laatste dag kwartaalOude koppeling uit, laatste bestellingen nog in het oude pakket
- Eerste dag nieuw kwartaalNieuwe koppeling aan, auditfile en beginbalans ingelezen
- Maand na kwartaalLaatste aangifte uit het oude pakket, daarna alles nieuw
Het juiste moment
Het eenvoudigste moment is het begin van een boekjaar: dan sluit het oude pakket een heel jaar af en begint het nieuwe met een beginbalans. Het begin van een kwartaal kan ook goed, omdat de btw-aangifte per kwartaal gaat. Midden in een kwartaal overstappen kan, maar dan moet u de aangifte uit twee pakketten samenstellen.
Wat er meegaat: de auditfile
De meeste Nederlandse boekhoudpakketten kunnen een auditfile exporteren, een XAF-bestand met het rekeningschema, de relaties en de boekingen. Daarmee zet u de beginbalans en de openstaande posten over. Wat er niet in zit, zoals bijlagen bij boekingen of instellingen van een koppeling, exporteert u apart.
De webshopkoppeling omzetten
Dit is het onderdeel waar het bij webshops het vaakst misgaat. Een koppeling haalt bestellingen op vanaf een bepaald moment. Staat de oude koppeling nog aan als de nieuwe begint, dan komen bestellingen dubbel in de boeken. Staat de nieuwe pas later aan, dan ontbreken ze. Spreek daarom een vaste datum en tijd af, zet de oude uit, laat de nieuwe vanaf dat moment ophalen en controleer de eerste dag met de bestellingen in uw winkel.
Let ook op factuurnummers. Gaat de factuur straks uit een ander systeem komen, start dan een nieuwe reeks met een eigen voorvoegsel. Nummers mogen in meerdere reeksen lopen, maar nooit dubbel voorkomen.
Laat de uitbetalingen van uw betaaldienst op dezelfde grens omgaan. Een uitbetaling die verkopen uit beide periodes bevat, splitst u op de overstapdatum.
Bewaren na de overstap
Uw oude administratie moet u blijven bewaren: basisgegevens 7 jaar, gegevens voor het éénloketsysteem 10 jaar. Zegt u het oude pakket op, exporteer dan vooraf alles wat u nodig heeft, inclusief bijlagen, of houd een leesaccount aan.
Stappenplan: overstappen met een webshop
- Overstapmoment kiezenKies het begin van een boekjaar of kwartaal en zet de datum vast.
- Nieuwe administratie inrichtenRicht rekeningschema, btw-codes en tussenrekeningen voor betaaldiensten in.
- Koppeling testenTest de nieuwe koppeling met een kopie of testperiode, zonder dat hij al in de echte boeken schrijft.
- Oude koppeling uitzettenZet op de afgesproken datum en tijd de oude koppeling uit.
- Auditfile en beginbalans inlezenExporteer de auditfile uit het oude pakket en lees beginbalans en openstaande posten in.
- Nieuwe koppeling aanzettenLaat de nieuwe koppeling ophalen vanaf het overstapmoment en vergelijk de eerste dag met uw winkel.
- Oude gegevens veiligstellenExporteer alles uit het oude pakket of houd een leesaccount aan voor de bewaartermijn.
Overstappen naar BoekhoudSlim met uw webshop? Ons technisch team zet de koppeling om op een vaste datum.
Veelgestelde vragen
Wanneer kan ik het beste overstappen?
Aan het begin van een boekjaar, of anders aan het begin van een kwartaal. Dan hoeft u geen aangifte uit twee pakketten samen te stellen.
Wat is een auditfile?
Een XAF-bestand dat de meeste Nederlandse boekhoudpakketten kunnen exporteren, met rekeningschema, relaties en boekingen. Daarmee zet u de gegevens over.
Hoe voorkom ik dubbele bestellingen bij de overstap?
Zet de oude koppeling uit op een vaste datum en tijd, en laat de nieuwe pas vanaf dat moment ophalen. Controleer de eerste dag met de bestellingen in uw winkel.
Moet ik mijn oude pakket aanhouden?
U moet uw gegevens bewaren: 7 jaar voor basisgegevens, 10 jaar voor gegevens van het éénloketsysteem. Exporteer alles vooraf of houd een leesaccount aan.
Bronnen
- Belastingdienst — Hoelang moet u gegevens bewaren?
- Belastingdienst — Factuureisen
- Belastingdienst — Uiterste aangifte- en betaaldatums btw
Algemene informatie, gebaseerd op de bronnen hierboven (geraadpleegd op 26 oktober 2026). Wat een softwarepakket aanbiedt, kan veranderen; kijk voor de actuele stand op de site van dat pakket. Regels kunnen wijzigen; voor uw eigen situatie kijken we graag met u mee.