WooCommerce koppelen aan uw boekhouding

Wat een koppeling eigenlijk doet

WooCommerce is een plugin in WordPress. Elke bestelling krijgt een status, zoals in behandeling, voltooid of terugbetaald, en bevat de orderregels met prijs, btw en verzendkosten. Via de REST API van WooCommerce kan een ander systeem die gegevens ophalen: bestellingen, klanten, producten en terugbetalingen. Een koppeling leest die gegevens en zet ze om in boekingen of facturen in uw administratie.

Belangrijk om te weten: de koppeling rekent niets opnieuw uit. Staat een product in uw winkel op het verkeerde btw-tarief, dan gaat die fout netjes en automatisch mee, honderd keer per maand. Daarom begint een goede koppeling niet bij de techniek maar bij de instellingen van uw winkel.

Drie keuzes die u vooraf maakt

Eerst: wanneer telt een bestelling als omzet? Veel winkels kiezen voor de status voltooid, zodat geannuleerde en mislukte betalingen niet in de boekhouding belanden. Anderen boeken bij betaling. Beide kan, als u het consequent doet.

Tweede keuze: wie maakt de factuur? WooCommerce maakt zelf standaard geen factuur-pdf; veel winkels gebruiken daarvoor een factuur-plugin. Een koppeling kan ook de factuur in het boekhoudpakket laten maken. Kies één bron, anders krijgt u twee nummerreeksen voor dezelfde verkoop.

Derde keuze: per klant of verzameld? Zakelijke klanten wilt u als aparte relatie in uw administratie. Voor particulieren werkt een verzamelpost vaak overzichtelijker, zolang u per bestelling kunt terugvinden wat er is verkocht.

Plugin, directe koppeling of export

Er zijn drie routes. Een kant-en-klare plugin of app van een externe partij verbindt WooCommerce met één bepaald boekhoudpakket; wat die precies doet, verschilt per aanbieder. Een directe koppeling wordt op uw situatie ingericht, bijvoorbeeld als u in meerdere landen verkoopt of meerdere betaaldiensten gebruikt. En de derde route is de export: u downloadt periodiek een CSV van uw bestellingen en het overzicht van uw betaaldienst.

Bij BoekhoudSlim richt ons technisch team directe koppelingen in als dienst. Dat is geen standaardknop: we bekijken eerst welke gegevens u nodig heeft en testen met echte bestellingen voordat de koppeling meedraait.

Het geld komt niet van WooCommerce

De winkel weet wat u verkocht; de betaaldienst weet wat er is uitbetaald. Daartussen zitten transactiekosten, terugbetalingen en soms chargebacks. Een koppeling die alleen bestellingen overzet, laat dat gat open. Neem daarom ook de uitbetalingen van uw betaaldienst mee, als aparte stroom.

Controleer na de eerste maand of de omzet in uw boekhouding gelijk is aan de omzet in de WooCommerce-rapportage van dezelfde periode, en of de uitbetalingen aansluiten op uw bankrekening.

Stappenplan: WooCommerce aan uw boekhouding koppelen

Dezelfde volgorde werkt voor elke route, of u nu een plugin gebruikt of de koppeling laat inrichten.

1. Btw-instellingen controlerenLoop in WooCommerce na welke belastingklassen u gebruikt en welk tarief bij welk product hoort. Maak een testbestelling met een product van elk tarief.
2. Omzetmoment kiezenSpreek af bij welke bestelstatus een verkoop wordt geboekt, en wat er gebeurt bij annuleren en terugbetalen.
3. Factuurbron kiezenBepaal of de factuur uit de winkel komt of uit het boekhoudpakket, en houd één nummerreeks per bron aan.
4. Grootboek en btw-codes koppelenLeg vast welke omzetrekening en welke btw-code bij elk tarief en elk land hoort, inclusief verzendkosten.
5. Betaaldienst meenemenLaat de uitbetalingen van Mollie, Stripe of een andere dienst apart binnenkomen, gesplitst in omzet, kosten en terugbetalingen.
6. Een maand parallel draaienVergelijk de uitkomst met de winkelrapportage en de bank. Pas als dat aansluit, kan de oude werkwijze uit.

Veelgestelde vragen

Verder lezen op BoekhoudSlim

• WooCommerce-koppeling
• WordPress-koppeling
• Mollie in uw boekhouding
• Pakketten en prijzen
• Bankafschrift koppelen aan facturen