Gids · bijgewerkt
PayPal-betalingen en -kosten boeken
PayPal werkt anders dan Mollie of Stripe: het geld blijft op een PayPal-saldo staan tot u het naar uw bank overboekt. In de tussentijd worden er betalingen ontvangen, kosten ingehouden en soms bedragen omgerekend. Voor uw administratie betekent dat: PayPal is een eigen rekening, met een eigen overzicht.
Rekenvoorbeeld: één PayPal-betaling
- Bruto ontvangen€ 60,50
- Kosten PayPal− € 2,10
- Netto op uw PayPal-saldo€ 58,40
PayPal als eigen rekening
De eenvoudigste manier om PayPal te boeken, is het PayPal-saldo te behandelen als een bankrekening. Betalingen van klanten komen erop binnen, de kosten gaan eraf, terugbetalingen ook, en de overboeking naar uw zakelijke bank gaat eraf als verplaatsing. Aan het einde van elke maand moet het saldo in uw boekhouding gelijk zijn aan het saldo in PayPal.
Zo voorkomt u de klassieke fout: de overboeking van PayPal naar uw bank als omzet boeken, terwijl de verkopen al via uw webshop in de boeken stonden.
Het activiteitenrapport downloaden
In het helpcentrum beschrijft PayPal hoe u overzichten en rapporten downloadt. U kunt een rapport van uw transacties van de afgelopen zeven jaar downloaden, onder meer als PDF of CSV; een verzoek omvat maximaal 12 maanden. Voor de boekhouding is de CSV het handigst: per maand downloaden en bij die maand bewaren.
Bruto, kosten en netto per transactie
In de beschrijving van het activiteitenrapport voor ontwikkelaars staan per transactie onder meer een bruto bedrag, inclusief kosten, een kostenbedrag dat bij die transactie hoort, en een netto bedrag. PayPal vermeldt daarbij dat kosten niet over meerdere transacties worden verdeeld. Dat maakt PayPal goed te controleren: per verkoop ziet u precies wat er is ingehouden.
Boek de verkoop bruto als omzet, met btw, het liefst vanuit de bestelling in uw winkel. Boek de kosten apart als kosten. Op het PayPal-saldo blijft het netto bedrag over.
| Kolom in het rapport | Wat het is | Waar het in uw boekhouding komt |
|---|---|---|
| Bruto | Het bedrag van de transactie, inclusief kosten | Omzet (via de bestelling) of terugbetaling |
| Kosten | De kosten die bij deze transactie horen | Kosten betaaldienst |
| Netto | Wat er op uw PayPal-saldo komt | Mutatie op de rekening PayPal |
Valuta, terugbetalingen en geschillen
Ontvangt u betalingen in een andere valuta, dan staat in het rapport de valuta per transactie. Spreek af tegen welke koers u boekt en houd dat consequent aan. Terugbetalingen en geschillen verschijnen als eigen transacties; boek ze tegen de oorspronkelijke verkoop, in de periode waarin ze plaatsvinden.
De tarieven van PayPal staan op de eigen tarievenpagina van PayPal. Op uw boekhouding hebben ze pas invloed via de kostenkolom in het rapport.
Stappenplan: PayPal per maand boeken
- Rekening PayPal aanmakenMaak in uw boekhouding een aparte rekening voor uw PayPal-saldo.
- Rapport downloadenDownload maandelijks het transactierapport als CSV.
- Verkopen en terugbetalingen boekenBoek ze bruto, met btw, tegen de rekening PayPal; bij voorkeur vanuit de bestellingen in uw winkel.
- Kosten boekenTel de kostenkolom op en boek die als kosten betaaldienst.
- Overboekingen naar de bankBoek elke overboeking van PayPal naar uw bank als verplaatsing tussen twee eigen rekeningen.
- Saldo controlerenVergelijk het saldo in uw boekhouding met het saldo in PayPal op de laatste dag van de maand.
PayPal naast Mollie of Stripe? Laat alle betaaldiensten gesplitst in uw administratie komen.
Veelgestelde vragen
Is een overboeking van PayPal naar mijn bank omzet?
Nee. Het is een verplaatsing tussen twee eigen rekeningen. De omzet zijn de verkopen zelf.
Hoe ver terug kan ik PayPal-rapporten downloaden?
Volgens PayPal tot zeven jaar terug, met maximaal 12 maanden per verzoek.
Waar zie ik de PayPal-kosten per verkoop?
In het activiteitenrapport staat per transactie een kostenbedrag; PayPal verdeelt kosten niet over meerdere transacties.
Kan dit automatisch?
Ja, ons technisch team kan een koppeling inrichten die PayPal-transacties gesplitst in uw administratie zet. Tot die tijd werken we met de CSV.
Bronnen
- PayPal Help — Hoe kan ik overzichten en rapporten bekijken en downloaden?
- PayPal Developer — Activity Download report (kolommen Gross, Fee, Net)
- PayPal — Transactiekosten en tarieven zakelijk
Algemene informatie, gebaseerd op de bronnen hierboven (geraadpleegd op 26 oktober 2026). Wat een softwarepakket aanbiedt, kan veranderen; kijk voor de actuele stand op de site van dat pakket. Regels kunnen wijzigen; voor uw eigen situatie kijken we graag met u mee.