Gids · bijgewerkt
Voorraad en inkoop van uw webshop in de administratie
De voorraad in WooCommerce is een getal per product. In uw administratie is voorraad geld dat in de kast staat. Het verschil tussen die twee merkt u bij de jaarafsluiting: wat u inkocht maar nog niet verkocht, is geen kostenpost van dit jaar. Zo houdt u inkoop en voorraad overzichtelijk.
- InkoopfactuurVan de leverancier, met of zonder btw
- VoorraadOp de plank of bij de fulfilmentpartij
- Verkocht via de winkelOmzet met btw
- JaareindeTelling: wat er nog ligt
Inkoopfacturen: de basis
Elke inkoop begint met een factuur van uw leverancier. Daarop staat welke btw u als voorbelasting kunt aftrekken. Bewaar ze bij elkaar met de bestellingen bij uw leverancier, zodat u later kunt zien welke inkoop bij welke levering hoort. Facturen horen bij de basisgegevens die u 7 jaar bewaart.
Kleine webshops boeken inkoop vaak direct als kosten en corrigeren aan het einde van het jaar met de voorraadtelling. Grotere winkels werken met een voorraadrekening waarop inkoop binnenkomt en verkopen tegen kostprijs afgaan. Beide werkt; de keuze hangt af van hoeveel u inkoopt en hoe vaak u inzicht wilt.
Inkoop uit een ander EU-land
Koopt u in bij een leverancier in een ander EU-land, dan rekent die volgens de Belastingdienst meestal 0% btw. U betaalt dan als afnemer zelf de Nederlandse btw: u geeft de inkoop aan in rubriek 4b van uw btw-aangifte en trekt de btw af als voorbelasting, voor zover u de goederen gebruikt voor belaste omzet. Op de factuur moet uw btw-nummer staan.
Invoer van buiten de EU
Komen uw producten van buiten de EU, bijvoorbeeld rechtstreeks van een fabrikant in Azië, dan gaat het om invoer. Daar komen douane en btw bij invoer bij kijken, met eigen regels en eigen documenten, zoals de aangifte van de vervoerder of expediteur. De Belastingdienst heeft daar een aparte uitleg over. Bespreek het vooraf, zodat de documenten bij uw administratie komen.
De voorraad aan het einde van het jaar
Op de laatste dag van het boekjaar telt u wat er nog ligt: in uw eigen magazijn, bij een fulfilmentpartij of onderweg. Die voorraad waardeert u tegen inkoopprijs. Het verschil met de voorraad van vorig jaar bepaalt hoeveel inkoop er dit jaar echt als kosten telt.
De voorraadteller van WooCommerce is een goed startpunt, maar wijkt in de praktijk af: retouren die niet verkoopbaar zijn, kapotte producten, monsters. Vergelijk de teller met een echte telling en noteer de verschillen.
Ligt uw voorraad in een ander EU-land, bijvoorbeeld bij een fulfilmentprogramma van een marktplaats, bespreek dat dan vooraf. Voor de btw is het van belang waar de goederen vandaan worden verzonden.
Checklist voorraad en inkoop
- Alle inkoopfacturen van het jaar compleet, met uw btw-nummer op facturen uit de EU.
- Inkoop uit andere EU-landen in rubriek 4b aangegeven en afgetrokken.
- Documenten van invoer (vervoerder of expediteur) bij de administratie.
- Voorraadtelling op de laatste dag van het boekjaar, ook bij derden.
- Telling vergeleken met de voorraadteller in de winkel, verschillen genoteerd.
- Voorraad gewaardeerd tegen inkoopprijs.
Wilt u inkoop en voorraad goed in beeld zonder er zelf naar om te kijken? Laat uw webshop-administratie verzorgen.
Veelgestelde vragen
Is inkoop van voorraad direct een kostenpost?
Niet helemaal. Wat u aan het einde van het jaar nog niet hebt verkocht, staat als voorraad op de balans. Alleen wat is verkocht, telt als kosten van dat jaar.
Mijn leverancier in Duitsland rekent 0% btw. Klopt dat?
Bij goederen van een leverancier in een ander EU-land is 0% gebruikelijk als u een geldig btw-nummer hebt opgegeven. U geeft dan zelf de Nederlandse btw aan in rubriek 4b en trekt die af.
Kan ik de voorraad uit WooCommerce gebruiken?
Als startpunt wel. Vergelijk hem met een echte telling, want retouren, beschadigde producten en monsters zorgen vaak voor verschillen.
Wat moet ik bewaren bij invoer van buiten de EU?
De documenten van de invoer, zoals die van uw vervoerder of expediteur, naast de factuur van de leverancier. Voor de regels rond btw bij invoer heeft de Belastingdienst een aparte uitleg.
Bronnen
- Belastingdienst — Goederen en diensten afnemen uit andere EU-landen
- Belastingdienst — Aangifte doen van goederen en diensten uit andere EU-landen (rubriek 4b)
- Belastingdienst — Btw berekenen bij invoer van goederen uit landen buiten de EU
- Belastingdienst — Hoelang moet u gegevens bewaren?
Algemene informatie, gebaseerd op de bronnen hierboven (geraadpleegd op 26 oktober 2026). Wat een softwarepakket aanbiedt, kan veranderen; kijk voor de actuele stand op de site van dat pakket. Regels kunnen wijzigen; voor uw eigen situatie kijken we graag met u mee.