Verkopen aan particulieren in de EU: de OSS-regeling

Wanneer is het een afstandsverkoop?

De Belastingdienst spreekt van een afstandsverkoop als u goederen vanuit Nederland rechtstreeks verkoopt aan klanten in een ander EU-land die geen btw-aangifte doen, zoals particulieren. Verkoopt u aan een ondernemer in een ander EU-land, dan gelden andere regels. Voor uw webshop betekent dat: het verschil tussen een particuliere en een zakelijke klant moet zichtbaar zijn in de bestelling, bijvoorbeeld via een veld voor het btw-nummer.

De drempel van € 10.000

De drempel geldt voor uw omzet uit afstandsverkopen binnen de EU in een kalenderjaar, exclusief btw. Ook digitale diensten aan particulieren in de EU tellen mee. Het is één bedrag voor alle EU-landen samen, niet per land. Ook de Europese Unie noemt op Your Europe één btw-drempel van € 10.000 voor verkoop op afstand aan klanten in de EU.

Zit u eronder, dan geldt meestal Nederlandse btw en geeft u die omzet op in uw gewone btw-aangifte, bij rubriek 1. U mag ook vrijwillig kiezen voor de btw van het land van de klant; dat meldt u bij de Belastingdienst en die keuze geldt minimaal 2 jaar.

Verwacht u tijdens het jaar over de drempel te gaan, dan rekent u eerst Nederlandse btw en vanaf de overschrijding buitenlandse btw. Pas als de omzet een heel kalenderjaar op of onder de drempel blijft, mag u vanaf 1 januari daarna weer Nederlandse btw rekenen.

Heeft u een vaste inrichting in een ander EU-land, dan geldt de drempel niet. Een magazijn in het buitenland geldt volgens de Belastingdienst niet als vaste inrichting.

Het éénloketsysteem (OSS) in de praktijk

Met het éénloketsysteem, bij de Belastingdienst de Unieregeling, doet u in 1 melding per kwartaal aangifte over al uw afstandsverkopen binnen de EU en betaalt u de btw in één keer, in euro’s. U meldt zich aan via Mijn Belastingdienst Zakelijk. U kunt de regeling gebruiken vanaf de eerste dag van het kwartaal na uw aanmelding; doet u uw eerste levering eerder, dan moet uw aanmelding binnen zijn vóór de 10e dag van de maand na die levering.

De melding doet u in de maand na het kwartaal; ze moet binnen zijn op de laatste dag van die maand. Voor het derde kwartaal is dat dus 31 oktober. U mag de melding niet doen voordat het kwartaal voorbij is. Buitenlandse btw die u elders hebt betaald, kunt u via deze regeling niet terugvragen. Gebruikt u het éénloketsysteem niet, dan doet u aangifte in elk land waar u btw verschuldigd bent.

Let op de bewaartermijn: gegevens voor het éénloketsysteem bewaart u volgens de Belastingdienst 10 jaar, langer dan de 7 jaar voor gewone basisgegevens.

Wat uw winkel moet kunnen

Boven de drempel moet uw winkel per land het juiste tarief rekenen. Dat vraagt om tarieven per land in uw btw-instellingen en om een berekening op het verzendadres van de klant. Voor uw administratie moet daarna per bestelling terug te vinden zijn naar welk land er is geleverd, tegen welk tarief en voor welk bedrag. Dat is precies wat er per kwartaal in de melding komt.

• Per bestelling: land van levering, tarief, bedrag exclusief btw en btw-bedrag.
• Onderscheid tussen particuliere en zakelijke klanten in andere EU-landen.
• Terugbetalingen per land, zodat u de omzet per land kunt corrigeren.

Stappenplan: uw webshop klaarmaken voor OSS

1. Omzet per jaar optellenTel uw afstandsverkopen aan particulieren in andere EU-landen en uw digitale diensten aan EU-particulieren van dit en vorig kalenderjaar bij elkaar, exclusief btw.
2. Aanmelden bij de BelastingdienstKomt u boven € 10.000 of kiest u er vrijwillig voor, meld u dan aan voor de Unieregeling via Mijn Belastingdienst Zakelijk, op tijd voor uw eerste levering.
3. Tarieven per land instellenZet in uw winkel de tarieven per EU-land klaar en laat de btw berekenen op het verzendadres.
4. Rapportage per land inrichtenZorg dat uw administratie per kwartaal de omzet en btw per land kan tonen, inclusief terugbetalingen.
5. Melding per kwartaal doenDoe de OSS-melding in de maand na het kwartaal, uiterlijk op de laatste dag, en betaal het totaalbedrag in één keer.

Veelgestelde vragen

Verder lezen op BoekhoudSlim

• WooCommerce-koppeling
• Shopify-koppeling
• Btw-aangifte laten doen
• Btw-deadlines
• Nieuws: bewaarplicht administratie